Küçük ve Orta Ölçekli İşletmelerde Dosyaların Arşive Transfer Sürecinin Yönetimi: Listeleme, Tanımlama ve Kayıt Oluşturma Adımlarının Literatür Işığında İncelenmesi

Authors : Seval AKTAŞ

Pages : 63-82

Doi:10.29228/lamre.51553

View : 11 | Download : 6

Publication Date : 2021-07-15

Article Type : Research Paper

Abstract :Günümüz dünyasında birçok iş, profesyonel analizlere dayanarak oluşturulmuş iş akış süreçleri ile geliştirilen yazılımlar sayesinde kolaylaşmaktadır. Bunun birçok örneğini belge yönetimi ve arşiv işlemleri için geliştirilen doküman yönetim sistemi, arşiv yönetim sistemi veya elektronik belge yönetim sistemi uygulama yazılımlarında görmekteyiz. Birçok özel sektör örgüt bu yazılımları kullanmakta ve/veya belge yöneticisi istihdam etmektedir. Ancak bazı örgütler böyle bir uygulamaya geçemedikleri gibi konuyla alakalı kurumsal bir politikaya da sahip değillerdir. Bu çalışma kapsamında herhangi bir belge ve/veya arşiv yönetimi yazılımı kullanmayan, belge yöneticisi veya arşivci de istihdam etmemiş olan genellikle küçük ve orta ölçekli işletmelerdeki belge yönetimi uygulamalarına odaklanılmıştır. Araştırma yöntemi olarak durum tespiti ve betimlemenin benimsendiği bu inceleme literatür analizine dayanmaktadır. Belge yönetimi fonksiyonlarından biri olan dosyalama işlemleri kapsamında dosyaların listelenmesi konusu ele alınmıştır. Dosya ve klasörlerin aktif, yarı aktif ve pasif dönemde yönetilirken iş akışının hangi noktasında listelenmeleri gerektiği irdelenmiştir. Listeleme işinin aktif dönemde biriminde yapılmasıyla arşivcilerin iş yükünün azalacağı, dosyaların doğru tanımlanacağı ve arşive devir işlemlerinin daha hızlı ve sağlıklı yapılacağı değerlendirilmiştir. Çalışma sonucunda, bürolarda doğru listeleme yapabilmek için pratik yöntemler önerilmiştir. Ayrıca belgeleri listelemeden önce belge gruplarının analizini ve tanımlanmasını sağlayacak olan belge serisi tanımlama formu tasarlanarak makalenin sonunda ek olarak verilmiştir.
Keywords : arşiv, seri dosya envanteri, kayıt