BELGELERİ DEPOLAMA HİZMETİ VEREN KURULUŞLARDA SAKLAMAK YA DA SAYISALLAŞTIRMAK: HANGİSİ DAHA VERİMLİ?

Authors : Andrew WARLAND

Pages : 93-97

View : 9 | Download : 9

Publication Date : 2020-06-30

Article Type : Review Paper

Abstract :Bu çalışma, Avustralyalı belge yöneticisi Andrew Warland’ın kendi blogunda yayınladığı “Storing offsite or digitising paper records – which is more cost-effective?” adlı metnin Türkçe’ye çevirisidir . Warland, pek çok kurumda çalışmış ve 2009-2011 yılları arasında Sidney Valiliğinin elektronik belge yönetim sistemi ekibinin başında yer almıştır. Çeşitli kurumlara ve Office365, SharePoint gibi yazılımlara danışmanlıklar yapmaktadır. Warland, yayınladığı blog yazısında kurumların belge saklama pratiklerine değinerek belgeleri depolama hizmeti veren kuruluşlarda saklamakla sayısallaştırmak arasında bir maliyet analizi gerçekleştirmiştir. Kurumların, elektronik ortamda üretilen, bu belgenin kâğıt kopyası ve kâğıt kopyanın sayısallaştırılmış hâli olmak üzere aynı anda üç farklı türde belge sakladığı belirtilmektedir. Belgelerin saklama süresi ve kullanım sıklığına göre depolama hizmeti veren kuruluşlarda saklamanın ya da sayısallaştırmanın tercih edilmesi gerektiği anlaşılmaktadır. Depolama hizmeti veren kuruluşlarla çalışılacaksa sıkı denetimlerin uygulanması önerilmektedir. Aynı şekilde, sayısallaştırma tercih edilecekse kalite kontrollerinin de yer aldığı kuralların takip edilmesi tavsiye edilmektedir.
Keywords : Belge saklama, Depolama hizmeti veren kuruluşlar, Sayısallaştırma, İmha