Arşiv Malzemesi Olmuş Elektronik Belgelerin Entelektüel Kontrolüne Bilgi-Belge Uzmanlarının Yaklaşımı: Ulusal Düzeyde Bir İnceleme

Authors : Aygül Çiçek, Niyazi Çiçek

Pages : 151-176

Doi:10.24146/tk.1457655

View : 293 | Download : 258

Publication Date : 2024-09-30

Article Type : Research Paper

Abstract :Amaç: Çalışmanın amacı, arşive devredilmiş elektronik belgelerin düzenlenmesi ve tanımlanması olarak da bilinen entelektüel kontrolü sırasındaki uygulamalara bilgi ve belge uzmanlarının yaklaşımını incelemektir. Yöntem: Dijital çağda düzenleme ve tanımlamanın izi sürülerek, söz konusu uygulamaların elektronik arşiv malzemesi üzerinde nasıl ve ne şekilde gerçekleştirildiğini inceleyen bu çalışmada, nitel araştırma yönteminden yararlanılmıştır. Bu kapsamda örneklem olarak Türkiye’deki çeşitli örgütlerden belge yönetimi ve arşiv uygulamalarını tecrübe etmiş uzmanlar tespit edilerek saha çalışması gerçekleştirilmiştir. 15 kurumdan 18 katılımcı ile yapılan görüşmelerde katılımcılara 12 soru yöneltilmiştir. Çözümlenen görüşme kayıtlarının, MAXQDA nitel veri analiz programı aracılığıyla içerik analizi yapılmıştır. Bulgular: Saha çalışmasında e-belgelerin klasik bilgi taşıyıcılarına göre birtakım yeni tanımlama alanlarının ortaya çıktığı görülmüştür. Bunlar, teknik ve teknolojik özellikler, format yapısı, çözünürlük ve üretildiği yazılım gibi bilgilerdir. Katılımcılar, bu yeni tanımlamaların mevcut üstveri alanlarına eklemeler yapılarak kullanıldığını belirtmişlerdir. Her ne kadar geleneksel arşiv prensiplerinin yeni nesil dijital taşıyıcılarla değiştiği tartışmaları olsa da bilakis bu prensiplere daha çok ihtiyaç olacağı ifade edilmiştir. Sonuç: Araştırmada, e-belgelerin geleneksellere göre düzenleme farklılığı olduğu, güncel dönemde üretilen birçok verinin arşiv safhasında da kullanıldığı, uygulamalarda dosya düzeyi yanı sıra özellikle belge düzeyinde tanımlama yapmanın yaygınlaştığı, konuya ilişkin olarak Devlet Arşivleri Başkanlığının tanımlama kurallarıyla alakalı daha aktif rol alması gerektiği değerlendirilmiştir. Provenans ve asli düzenin, arşivlenen e-belgelerin delil değerlerinin devamlılığında önemli bir araç olarak görüldüğü, organik bağı koruyup belge hiyerarşisini kurmak için gerekli oldukları kanaati oluşmuştur. Özgün Değer: Çalışma, e-arşiv hizmeti veren kurumlardaki uygulamalara ilişkin işleyiş ve gereksinimler konusunda ulusal düzeyde durum tespiti yapan ilk örneklerden biridir. Dijital bilgi taşıyıcıları karşısında bilgi-belge uzmanlarının geleneksel arşiv prensiplerine yaklaşımları açığa çıkarılmıştır. Bu makalenin arşivlenen e-belgelerle ilgili çalışmalara katkı yapması umulmaktadır.
Keywords : Düzenleme ve tanımlama, e belge, e arşiv, provenans, asli düzen, entelektüel kontrol, tanımlama standartları, üstveri